La diferencia entre EOI y RFP

Una serie de decisiones tomadas por una organización tienen implicaciones de adquisición que pueden afectar drásticamente el costo general de tomar una determinada decisión. La adquisición implica procesos como el de elegir un proveedor, definir términos de pago, investigación estratégica, negociación de contratos y servicios de compra y bienes. Está relacionado con la adquisición o adquisición de todos los servicios y bienes que son importantes para una organización.

En el sector privado, el proceso de adquisición se considera una función de nivel estratégico que ayuda a mejorar la rentabilidad de un negocio. No solo optimiza los procesos y disminuye el precio general de las materias primas, sino que también permite a las organizaciones identificar las mejores fuentes de suministro. En general, es útil para garantizar un resultado final de carrera suave.

En el sector público, los ejecutivos de alto nivel son responsables de reducir el resultado final. Solo unos pocos personal administran la función de adquisición, que aumenta la probabilidad de corrupción en este sector. Es por eso que es necesario aumentar la producción general de un negocio. Por ejemplo, el personal puede ser capacitado para mejorar su eficiencia y mejorar la calidad de su servicio, como resultado de lo cual, la producción se puede mejorar.

Con el paso del tiempo, se han introducido varios términos en torno a la consultoría de licitación, propuestas y una gran gerencia, incluidas una serie de acrónimos asociados con la adquisición. No muchas empresas son conscientes de estos términos, pero siendo emprendedor o propietario de una pequeña empresa, si desea administrar efectivamente la preparación del comprador para comprar, es importante conocer sus propósitos. Los ejemplos incluyen el RFI (solicitud de información), EOI (expresión de intereses), RFP (solicitud de propuesta), RFT (solicitud de licitación) y RFQ (solicitud de cotización). Cada uno de estos términos tiene un propósito especial en la función de adquisición.

EOI y RFP son los términos más utilizados en la función de adquisición, y cada uno de ellos tiene un papel específico en la racionalización de todo el proceso. Muchas personas confunden estos términos al ejecutar los procesos. Para tener una mejor idea de cómo difieren, es importante saber qué significan estos términos.

EOI (expresión de interés)

La expresión de interés (EOI), también conocida como registro de interés (ROI), tiene una función similar a la solicitud de información (RFI). Se utiliza como un proceso de detección en las etapas iniciales de la adquisición para crear una solicitud formal y más específica de licitación o RFT (una etapa posterior en la función de adquisición). Cuando una empresa libera un EOI, se requiere estimar la capacidad de un mercado para suministrar o recopilar más información antes de pasar a RFT. Es poco probable que una empresa que realice una compra designe un contratista a través de EOI. Para que eso suceda, un proceso tiene que progresar hasta que llegue a RFT.

EOI es un tipo de licitación abierta que permite que cualquier empresa se presente. Da lugar a una dura competencia y proporciona el beneficio de permitir que los proveedores nuevos y potenciales aseguren su trabajo. Sin embargo, en los contratos de construcción, se critica en gran medida por atraer proveedores que no son adecuados para el contrato, lo que resulta en una pérdida de tiempo, dinero y esfuerzo.

El anuncio que solicita un EOI debe incluir una descripción del cuerpo de contratación, descripción del contrato (como presupuesto y escala), tipo de contrato, ruta de adquisición, términos y condiciones, dirección de envío y fecha límite, y otros detalles (incluida la información de contacto , Descripción de la organización, capacidad técnica y experiencia relacionada, disponibilidad del personal y su experiencia, etc.)

RFP (solicitud de propuesta)

Por otro lado, RFP, también conocida como Solicitud de oferta (RFO), es un documento que se puede modificar fácilmente. Se usa principalmente cuando un comprador busca una respuesta basada en la solución para cumplir con sus requisitos y en los casos en que otros factores (excluyendo el precio) son fundamentales para la evaluación de cada oferta. También se utiliza en situaciones en las que no hay soluciones o especificaciones claras disponibles, y el departamento de compras está buscando una serie de innovaciones y opciones. Estos instrumentos son más flexibles que el RFT (que normalmente tiene soluciones o especificaciones bien definidas). La RFP se usa principalmente en los servicios profesionales donde una solución no se puede definir fácilmente.

Una RFP contiene información de antecedentes sobre la organización y su línea de negocios. La solicitud consta de especificaciones que explican las soluciones que la organización está buscando. Además, también incluye los criterios de evaluación de cómo se califican las propuestas, una declaración de trabajo que describe las tareas que deben realizar un postor que gana el contrato, y el plazo para terminar el proyecto.

Un RFP generalmente se crea debido a la naturaleza compleja de un proyecto. Las empresas pueden beneficiarse de varios postores cuando buscan una solución bien integrada de varios proveedores. Por ejemplo, si una empresa planea cambiar su negocio de un entorno basado en papel a un entorno basado en computadora, puede solicitar una propuesta de software y hardware, además de la capacitación que se requiere para instalar e integrar nuevos sistemas en el negocio.

En el sector público, las entidades pueden emitir una RFP para crear una competencia abierta para reducir el costo de una solución. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que la RFP más cercana a las especificaciones puede no ser necesariamente la que tenga el precio más bajo. Al aceptar una propuesta, las empresas deben llevar a cabo un análisis de beneficios de costos para asegurarse de que el costo no supere los beneficios.

Diferencias

Las siguientes son algunas de las diferencias entre EOI y RFP:

• Diferentes niveles de adquisición

EOI a menudo se ejecuta en el nivel inicial de adquisición. Se puede lanzar en los casos en que el comprador está desaginando los aportes de la industria para alcanzar los requisitos que eventualmente irían al mercado en etapas posteriores. Como ya se discutió, el RFP normalmente es el siguiente paso; en el que el comprador busca enfoques basados ​​en soluciones para la entrega de productos o servicios.

• Etapas de EOI y RFP

EOI generalmente tiene múltiples etapas. Se utiliza para preseleccionar a los posibles proveedores o proveedores antes de buscar ofertas integrales de licitadores que sean preseleccionados. Por el contrario, la RFP puede tener una sola etapa o puede tener múltiples etapas.

• ¿Cuándo se usan EOI y RFP??

EOI se utiliza en los casos en que la información requerida (de los licitadores) es específica, pero no hay garantía sobre si un proveedor podrá suministrar servicios y bienes según los requisitos. Además, en casos de EOI, los compradores no tienen información suficiente para componer una solicitud detallada. Por otro lado, se utiliza una RFP en los casos en que el requisito se define adecuadamente, pero una empresa está buscando una solución flexible o innovadora. En otras palabras, un comprador busca presentaciones orientadas a la solución para cumplir con los requisitos.

Es muy importante tener en cuenta los diferentes niveles de procesos de adquisición para tomar decisiones efectivas a través del flujo sistemático de la información. Tener una comprensión clara de estos términos y por qué se usan en el proceso permite a una empresa racionalizar sus procesos y obtener una visión más profunda de toda la función de adquisición.