Diferencia entre la estructura de desglose de trabajo (WBS) y la estructura de desglose de recursos (RBS)

La estructura de desglose del trabajo es un entrega importante para cualquier proyecto. A través del WBS, el gerente del proyecto está en una buena posición para clasificar el trabajo que el equipo necesita realizar en secciones pequeñas que se pueden gestionar fácilmente, mientras que RBS se considera una parte importante de la eficiencia cuando se trata de la gestión de proyectos. A través de RBS, el gerente del proyecto puede compilar una lista de recursos necesarios para lograr una tarea determinada en orden jerárquico.

Lo que hace que RBS sea diferente de WBS

WBS es una representación visual de todo el alcance del trabajo a realizar, dividido en segmentos más pequeños que cada miembro del equipo del proyecto puede entender. Esto se debe a que, con cada uno de los niveles de finalización, hay definiciones y detalles relevantes para esa fase. Por el contrario, los RB se pueden dividir en recursos geográficos o recursos organizacionales. Algunas de las otras herramientas que son necesarias para RBS adecuadas y eficientes incluyen la estimación de recursos, un calendario de recursos y listas de actividades.

La razón detrás de esto es porque cuando administre cualquier proyecto, tendrá que trabajar con diferentes componentes del proyecto y recursos del proyecto para completar el proyecto. Un buen ejemplo son los miembros de su equipo de proyecto.

Debe asegurarse de que sean productivos y estratégicamente colocados a través de la vida del proyecto que está realizando.

Ahora, en caso de que esté planeando encontrar un WBS que sea eficiente, las siguientes son algunas de las pautas importantes que lo ayudarán a ver esto a través de:

• El proyecto/finalización final siempre está en el nivel superior
• No siempre tienes que definir todos los elementos al mismo nivel
• Los grupos de trabajo no deberían tomar más de 10 días
• Cada grupo de trabajo debe ser independiente
• No debe haber duplicación en los grupos de trabajo a través de la estructura

La siguiente es una representación simple de un segmento de un WBS para construir una casa:

Construyendo una casa

                                              Base                     Interior exterior

Terminación                         24% 45% 30%

Presupuesto                               $ 50,000 $ 86,000 $ 72,000

Muestra diferentes partes del proyecto que se llevarán a cabo y proporciona más información sobre el presupuesto necesario para ellos, y el nivel de finalización.

Un WBS, por lo tanto, es un mapa/esquema de un proyecto específico. El proyecto principal es la entrega clave en un WBS, y a partir de ahí, se descompone en subcategorías más pequeñas, cada una con detalles de cómo se entregarán.

Por otro lado, hablando de RBS, debe saber que funciona utilizando algunas de las herramientas importantes. Los gerentes de proyecto tienen instrucciones de emplear o ejecutar un RBS eficiente utilizando estas herramientas. Estos son los siguientes:

• Lista de actividades

Esta es una lista de todas las actividades que son clave para la finalización del proyecto. El gerente del proyecto no solo necesita una lista, sino que también necesita obtener tanta información como sea posible sobre estas listas. Esta información también incluirá los recursos que consumen las actividades enumeradas.

• Estimación de recursos

Para que cada actividad se realice de una manera productiva, eficiente y más importante, rentable, el gerente del proyecto debe estimar el volumen, el tipo y la variedad de recursos que se necesitan.

Si estas estimaciones están sesgadas, podría ser imposible lograr los objetivos del proyecto, o en su conjunto, el proyecto podría fallar.

• Calendario de recursos

Un calendario de recursos se trata de la disponibilidad de recursos a lo largo del tiempo. El gerente del proyecto necesitará una lista de todos los recursos necesarios para completar el proyecto.

Estos recursos también deben aparecer en función de su disponibilidad a largo plazo. Esta información es importante para que el gerente del proyecto determine si los recursos necesarios estarán disponibles durante un tiempo específico, por lo que el proyecto no se detiene.

Por el momento, RBS se está volviendo cada vez más importante, con un software de gestión de proyectos que lo incorpora a su estructura. Si está utilizando algún programa de gestión de proyectos, puede iniciar sesión y verificar la disponibilidad de los recursos que necesita y, lo que es más importante, cómo se clasifican.

Esto generalmente ayuda a la organización en el sentido de que los gerentes de proyecto pueden ver muchos detalles de una base de datos simple, sobre todos los recursos que se utilizan.

Importancia de un WBS vs Focus of RBS

Hay varios beneficios clave que el gerente del proyecto y el equipo del proyecto pueden derivar de un WBS, aparte de organizar y definir el trabajo necesario para completar el proyecto. A través del WBS, es más fácil asignar un presupuesto de los niveles superiores de la estructura. Una vez hecho esto, los presupuestos para cada departamento se pueden estructurar en función del desglose en el WBS.

Las estimaciones de costo y tiempo generalmente se proporcionan para cada sección de WBS. Al hacer esto, es más fácil elaborar un horario y un presupuesto apropiado para todo el proyecto.

A través de un WBS, también es más fácil realizar un seguimiento del rendimiento de los sectores de proyectos individuales. El gerente del proyecto está en una buena posición para decir el costo de rendimiento del proyecto, identificar áreas problemáticas y, lo que es más importante, los problemas clave en la organización del proyecto. Por el contrario, en RBS, el énfasis en una lista jerárquica de recursos es clave. Debe enumerar todos los recursos, ya sean significativos o incluso para usted, parecen redundantes. Cada uno de los niveles del proyecto necesitará un cierto número de recursos. Estos deben ser enumerados de acuerdo con su importancia para la finalización de cada nivel, y finalmente completando todo el proyecto.

Los recursos enumerados se subdividen en categorías más pequeñas del tipo de recurso que son para ayudar al gerente de proyectos en la clasificación. La clasificación en realidad avanzará más en diferentes subgrupos hasta que cada uno de los tipos de recursos se haya agrupado en entidades individuales que sean más fáciles de identificar y administrar.

Beneficios de WBS versus RBS

Uno de los beneficios de un WBS es que ayuda al gerente del proyecto a determinar cualquier riesgo potencial que pueda tener un proyecto. En caso de que haya una rama del proyecto que no se haya definido claramente, se convierte en un área de riesgo que debe abordarse. Se supone que dichos riesgos deben rastrearse correctamente, y se proporciona una revisión cuidadosa a medida que avanza el proyecto.

En caso de que el proyecto parezca que se está quedando atrás, es más fácil para el gerente del proyecto referirse a las WB e identificar las áreas que están luchando, y tomar la decisión apropiada de cambiar las cosas. En contraste, el beneficio inmediato de RBS, especialmente la desglose de los recursos en subgrupos es aliviar el trabajo de los centros de gestión. La supervisión se vuelve mucho más fácil y se guarda mucho tiempo en el proceso.

Los supervisores pueden rastrear cada grupo de recursos a medida que avanzan con el proyecto. Es más fácil acelerar ciertos niveles del proyecto sin confiar en otros, habiendo distribuido los recursos correctos para su finalización. Por lo tanto, algunos proyectos se pueden completar fácilmente antes de la fecha límite establecida, especialmente si la finalización de los diferentes niveles del proyecto no es codependiente.

Con un buen plan RBS, la gerencia también está en una buena posición para obtener una buena imagen del número total de recursos disponibles para cada uno de los equipos participantes. Además de comprender los recursos disponibles, también pueden administrar cómo se utilizarán los recursos.

Comparando la información anterior, es aconsejable asignar colores a los diferentes subdeliverables en un WBS. Esto es importante para obtener un mapa de calor del progreso de todo el proyecto. También facilitará llamar la atención de la gerencia en las áreas de proyecto que están completas y las que están holgadas.

El WBS, cuando se maneja correctamente, es una buena manera de aumentar la productividad de los equipos que trabajan en el proyecto, y ver el proyecto completado a tiempo. El gerente del proyecto puede identificar las habilidades necesarias para permitirles completar el proyecto a tiempo, pero cuando se trata de RBS, debemos entender los tipos de ello. El tipo convencional de RB es un RBS organizacional. Los sistemas organizativos jerárquicos que ya están establecidos generalmente ayudan a crear este RBS. Los recursos en un RBS organizacional generalmente se distribuyen en función de las necesidades de cada departamento y grupo de trabajo organizacional. Estas son categorías que realmente han sido definidas y establecidas por la organización.

Los RB geográficos son en la mayoría de los casos poco convencionales. La principal preocupación de un RBS geográfico es la distribución y/o ubicación de los recursos en cuestión, y cómo se asignan en diferentes ubicaciones, dependiendo de las necesidades de la organización.

Resumen

En conclusión, tanto WBS como RBS son clave para la finalización exitosa de un proyecto y la eficiencia de los equipos de proyecto relevantes. Los siguientes son los puntos clave que definen cualquiera de las estructuras.